Guía · Inventarios
Control de inventarios: cómo llevarlo en Excel, con plantilla gratis
Qué es, cómo llevarlo paso a paso en Excel, qué métodos de valuación se permiten en México y cuándo conviene pasar a un sistema. Con una plantilla gratis que te dice sola qué hacer con cada producto.
La respuesta corta
El control de inventarios es registrar todo lo que entra y sale de tu bodega para saber, en cualquier momento, cuánto tienes, cuánto vale y cuándo pedir. Se lleva en cuatro pasos:
- CatálogoCada producto con su clave única, su proveedor y su ubicación.
- MovimientosCada entrada y cada salida, con fecha, cantidad y documento.
- ExistenciasInicial + entradas − salidas, y el punto de reorden de cada producto.
- ConteoContar físicamente cada cierto tiempo y corregir las diferencias.
La plantilla trae las cinco hojas listas: productos, movimientos, existencias, pedidos en camino e instrucciones.
1 · La plantilla
Plantilla de control de inventarios en Excel
Es gratis y no pide registro. Viene con cuatro productos de ejemplo para que veas cómo funciona; los borras y pones los tuyos.
| Clave | Descripción | Existencia | En camino | Existencia + en camino | Punto de reorden | Máximo | Días que alcanza | Qué hacer |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A-204 | Pieza del ejemplo del IPN | 865 | 0 | 865 | 865 | 2,180 | 4 | PEDIR 1,927 |
| B-245 | Pieza importada | 1,980 | 0 | 1,980 | 1,473 | 2,308 | 110 | En orden |
| C-118 | Caja de empaque | 585 | 0 | 585 | 404 | 855 | 10 | En orden |
| K-310 | Refacción | 450 | 534 | 984 | 509 | 623 | 13 | Ya viene en camino |
Productos
Clave, proveedor, días de entrega y cuánto sale al día. Calcula sola el stock de seguridad, el mínimo, el punto de reorden, el máximo y cuánto pedir.
Movimientos y pedidos
Una fila por cada entrada o salida, y una lista de lo que ya pediste y viene en camino, con su fecha estimada de llegada.
Existencias
No se llena: muestra cuánto tienes, cuánto viene, para cuántos días te alcanza y te dice PEDIR cuando toca.
Descargar la plantilla de Excel gratis
Funciona en Excel para Windows y Mac. Las celdas amarillas las llenas tú; las blancas se calculan solas.
2 · Paso a paso
Cómo hacer un control de inventarios en Excel
Así está hecha la plantilla, por si quieres armar la tuya o entender cómo funciona. Las fórmulas van con los nombres de Excel en español:
- Haz tu catálogo. Una fila por producto con una clave única: la clave es lo que une todo lo demás. Agrega descripción, unidad, proveedor y existencia inicial.
- Registra los movimientos. En otra hoja, una fila por cada entrada o salida: fecha, clave, tipo (Entrada o Salida), cantidad y documento. Nunca borres un movimiento: si te equivocaste, haz otro que lo corrija.
- Suma entradas y salidas por producto. Con
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D, Movimientos!B:B, A2, Movimientos!C:C, "Entrada")y la misma fórmula con “Salida”. - Calcula la existencia.
=existencia inicial + entradas − salidas. En la plantilla:=C2+D2-E2. - Pon el punto de reorden.
=REDONDEAR(consumo diario × días de entrega + mínimo, 0). Cómo sacar el mínimo y el máximo está en la guía de máximos y mínimos. - Deja que te diga qué hacer.
=SI(existencia + en camino <= punto de reorden, "PEDIR", "En orden"). Cuenta lo que ya viene en camino; si no, pedirás dos veces lo mismo.
3 · Valuación
Métodos de valuación de inventarios en México
Además de cuántas piezas tienes, el control de inventarios dice cuánto valen. En México la norma contable (NIF C-4) permite tres fórmulas y la Ley del ISR cuatro. El método UEPS ya no se permite.
| Método | Cómo asigna el costo | Normas de información financiera (NIF C-4) | Ley del ISR (art. 41) |
|---|---|---|---|
| PEPS | Lo primero que entró es lo primero que sale. | Sí | Sí |
| Costo promedio | Cada pieza cuesta el promedio de lo que tienes. | Sí | Sí |
| Costo identificado | Cada pieza con su costo real, para artículos que no son intercambiables. | Sí | Sí |
| Detallista | Por grupos de artículos, a partir del precio de venta. | — | Sí |
| UEPS | Lo último que entró es lo primero que sale. | Eliminado | No |
Fuentes: CINIF, NIF C-4 «Inventarios», párrafo 46.1.1.1, vigente desde el 1 de enero de 2011. Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 41. Para elegir y aplicar el método en tu empresa consulta a tu contador.
Ejemplo: compras 100 piezas a $10 y luego 100 a $12. Vendes 150.
Números de ejemplo. Con PEPS salen primero las 100 de $10 y luego 50 de $12. Con promedio, cada pieza cuesta $11.
4 · Cómo llevarlo
Inventario perpetuo, periódico y clasificación ABC
Inventario perpetuo
La existencia se actualiza con cada entrada y cada salida, así que siempre sabes cuánto tienes. Es lo que hace la plantilla.
Inventario periódico
Solo sabes cuánto tienes cuando cuentas, por ejemplo al cierre del mes o del año. Es más sencillo, pero entre conteo y conteo vas a ciegas.
Clasificación ABC
Ordenas tus productos por el dinero que mueven: los A son pocos y valen mucho, los C son muchos y valen poco. Así decides cuáles vigilar y contar más seguido.
5 · Errores comunes
Por qué un control de inventarios deja de cuadrar
Claves repetidas
Dos productos con la misma clave, o uno con dos claves, y las sumas ya no cuadran.
Anotar después
La salida que se anota al día siguiente es un día con una existencia que no es real.
No contar nunca
Mermas, robos y errores de captura se acumulan. Sin conteo físico, el control se aleja de la realidad.
Olvidar lo que viene
Si no anotas lo que ya pediste, al llegar al punto de reorden vuelves a pedir lo mismo.
6 · ¿Excel o sistema?
Cuándo la hoja de cálculo ya no alcanza
Excel funciona muy bien para empezar. Estas son las señales de que ya te conviene un sistema:
- Tienes cientos de productos o varias bodegas.
- Varias personas registran movimientos al mismo tiempo.
- Compras a varios proveedores y no sabes qué viene en camino ni cuándo llega.
- El conteo físico nunca cuadra con el archivo.
- Quieres que te avise cuándo pedir, sin abrir el archivo.
En TOPSA hacemos un sistema de inventarios a la medida: registra entradas y salidas, sigue cada pedido hasta que llega, calcula los mínimos y máximos solo y te avisa por WhatsApp o correo. Se conecta con tu sistema contable o tu ERP.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de inventarios?
Es registrar todo lo que entra y sale de tu bodega para saber en cualquier momento cuánto tienes de cada producto, cuánto vale y cuándo pedir. Se apoya en un catálogo con claves únicas, el registro de cada movimiento y conteos físicos periódicos.
¿Cómo se hace un control de inventarios en Excel?
Con tres hojas: un catálogo de productos con clave única, una hoja de movimientos con cada entrada y salida, y una hoja de existencias que suma entradas y salidas por clave con SUMAR.SI.CONJUNTO. La existencia es la inicial más entradas menos salidas. La plantilla de esta página ya trae todo eso armado.
¿La plantilla es gratis?
Sí. Se descarga directo desde esta página, sin registro. Trae cinco hojas y cuatro productos de ejemplo que puedes borrar.
¿Qué métodos de valuación de inventarios se permiten en México?
La NIF C-4 permite costos identificados, costos promedios y PEPS. Para efectos del ISR, el artículo 41 de la ley permite PEPS, costo identificado, costo promedio y detallista. El método UEPS ya no se permite. Para elegir el tuyo, consulta a tu contador.
¿Qué es PEPS?
Primeras entradas, primeras salidas: el costo de lo que vendes se toma de lo primero que compraste. Lo que queda en la bodega queda valuado a los costos más recientes.
¿Qué diferencia hay entre inventario perpetuo y periódico?
En el perpetuo la existencia se actualiza con cada entrada y salida, así que siempre sabes cuánto tienes. En el periódico solo lo sabes cuando cuentas físicamente, por ejemplo cada mes o al cierre del año.
¿Qué es la clasificación ABC de inventarios?
Es ordenar los productos según el dinero que mueven. Los A son pocos y concentran mucho valor, por eso se vigilan y se cuentan más seguido; los C son muchos y valen poco, y se cuentan con menos frecuencia.
¿Cuándo conviene pasar de Excel a un sistema de inventarios?
Cuando tienes muchos productos o varias bodegas, varias personas registran al mismo tiempo, compras a varios proveedores y necesitas saber qué viene en camino, o el conteo físico ya no cuadra con el archivo.
También te puede servir
Máximos y mínimos de inventario: las fórmulas del mínimo, el máximo y el punto de reorden, con calculadora.
Fuentes
Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), NIF C-4 «Inventarios», párrafos 46.1.1.1 y 70.1.
Ley del Impuesto sobre la Renta, artículo 41. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Fiscoactualidades 2019-73, «Valuación de inventarios de mercancías para efectos de la Ley del ISR».
Méndez Alvarado, S. y Castillo Padilla, E., «Gestión de inventarios», Boletín UPIITA, Instituto Politécnico Nacional, 2013. Fórmulas de la plantilla.
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Cuéntanos cuántos productos manejas y cómo los llevas hoy. Te decimos si te basta la plantilla o te conviene un sistema. Escríbenos por WhatsApp al +52 33 2709 6715 o mira todas las formas de contacto.